دستورالعمل تشکیل و وظائف هیات مدیره های دفاتر استانی

دفاتر استانی

ماده 1-  بمنظورنظارت و سازماندهی وکلا و کارشناسان قوه قضائیه در استانها و اجرای خط و مشی و اعمال تصمیمات مرکز در امور کاراموزان و دارندگان پروانه های وکالت و کارشناسان و انجام خدمات رفاهی واجتماعی و ارتباط و تعامل با دادگستریها و ادارات در سطح استانها و خدمت رسانی منسجم به مردم، دفاتر استانی وکلا و کارشناسان با اختیارات و تکالیفی که در مواد اتی بیان می شود تشکیل میگردد.

ماده2- اعضاء هیئت مدیره دفاتراستانی برای مدت 3 سال انتخاب و در مرکز استان مستقر می شوند، محدوده فعالیت انان در حوزه قضائی همان استان بوده و انتخاب مجدد انان برای یک دوره دیگر بلامانع است.

تعداد اعضا هیئت مدیره برای استانهایی که تا دویست نفر وکیل یا کارشناس داشته باشند پنج عضو اصلی و دو عضو علی البدل، برای استانهایی که دویست تا هزار عضو دارند 7 عضو اصلی و دو عضو علی البدل و برای استانهای بیش از هزارنفر، 9 عضو اصلی و 3 عضو علی البدل است. تعداد بازرسان در تمامی موارد مذکور 2 نفرونصاب تعداد وکلا و کارشناسان هراستان برای تشکیل هیئت مدیره شصت نفر است .

تبصره : داوطلبان موظفند در فرم ثبت نام دقیقا نامزدی عضویت در هیئت مدیره یا بازرسی را مشخص نمایند و نامزدی همزمان برای هر دو مسئولیت ، ممنوع است .

ماده 3 – شرایط نامزد ی در  انتخابات بازرسین و هیات مدیره وکلا به شرح ذیل است :                                                                                 الف ) داشتن پروانه وکالت از مرکز و تمدید سالیانه ان

ب) دارا بودن حداقل 4 سال سابقه  وکالت

ج) نداشتن محکومیت انتظامی از درجه 3 و بالاتر و عدم تعلیق از وکالت به تائید دادسرای انتظامی مرکز

د ) استقرار عملی در حوزه قضایی و همکاری با داد گستری در امر معاضدت قضایی به تائید رئیس دادگستری حوزه قضایی مربوطه

ماده 4: شرایط نامزدی در انتخابات بازرسین و هیات مدیره کارشناسان رسمی بشرح ذیل است :

الف ) داشتن پروانه کارشناسی رسمی از مرکز وانجام تمدید سالیانه ان

ب  ) دارا بودن حد اقل 4 سال سابقه کارشناسی رسمی

ج  ) نداشتن محکومیت انتظامی درجه 3 و  بالاتربه تایید دادسرای انتظامی مرکز

د  ) استقرار عملی در حوزه قضایی تعیین شده

ماده 5: به محض اینکه تعداد وکلا یا کارشناسان هر استان به 60 نفر رسید ، مرکز اطلاعیه شرایط و نحوه ثبت نام نامزدها را به رئیس کل دادگستری استان اعلام می نماید و دادگستری مربوطه موظف است ضمن نصب اطلاعیه در مراجع قضایی استان و درج ان در جراید محلی اطلاع رسانی لازم را در خصوص برگزاری انتخابات توسط معاونت اموزش دادگستری استان انجام دهد .

ماده 6: هیئت نظارت استانی به ریاست رئیس کل دادگستری و در غیاب ایشان معاون اموزش دادگستری کل استان و با عضویت رئیس حفاظت اطلاعات دادگستری، مسئول ارزشیابی قضات و بازرسین هیئت مدیره استانی تشکیل     می شود.

ماده 7- وظایف و اختیارات هیات نظارت استانی :

الف – برگزاری و نظارت بر انتخابات هیات مدیره های دفاتر استانی

ب) نظارت بر عملکرد مالی و اجرایی هیات مدیره های استانی از طریق بازرسین هیات و جلوگیری از هر گونه اعمالی که بر خلاف سیاست های مرکز و قوه قضائیه باشد.

ج) ایجاد هماهنگی و تعامل بین هیات مدیره ها و مراجع قضایی و دولتی سطح استان

د) اعلام عملکرد مالی و اجرایی سالیانه هیات مدیره ها به مرکز و تشریح نقاط ضعف و قوت دفاتر

ه) بررسی اولیه صلاحیت کاندیداهای هیات مدیره استانی از طریق استعلام از مراجع ذیصلاح و اعلام اسامی داوطلبین بهمراه نتیجه بررسی ها به مرکز

و) پیشنهاد تعلیق عضویت اعضا هیات مدیره به مرک در هیات مدیره و احراز تخلف موثر انان

ماده 8- پس از تشکیل هیئت مدیره برای برگزاری انتخابات بعدی ، هیئت مدیره موظف است 3 ماه قبل از اتمام دوره موضوع را به رئیس کل دادگستری استان اعلام نماید . به دستور رئیس کل دادگستری ، هیئت نظارت استانی اطلاعیه حاوی شرایط ثبت نام بر اساس ضوابط این دستورالعمل را تهیه  و از طریق مندرج در ، در ماده 52 اطلاع رسانی خواهد نمود .

ماده 9- مهلت ثبت نام نامزدها 20 روز از تاریخ درج اطلاعیه است که داوطلبین با تکمیل فرم های مخصوص ثبت نام و تحویل ان به دفتری که به این امر اختصاص می یابد رسما نامزدی خودرا اعلام می نمایند . مسئول دفتر ثبت نام موظف است رسیدی که حاوی نام و مشخصات ثبت نام کننده و تاریخ ثبت نام است را به ثبت نام کنندگان تحویل و نام انان را در دفتر مخصوص ثبت نماید.

ماده  10- پس ازاتمام مهلت ثبت نام ، صلاحیت نا مزدها توسط هیئت نظارت استانی بررسی و حداکثر ظرف یکماه در مورد انان اظهارنظر می شود .سپس فرم های  ثبت نام با اظها رنظر هیئت به مرکز ارسا ل وظرف یکماه صلاحیت کاندیداها  توسط کمیسیون تعیین صلاحیت بررسی و اسامی نهائی کا ندیداها ی   تا ئید صلاحیت شده به هیئت نظا رت استا نی ابلاغ خواهد شد.

ماده 11 – پس از وصول اسامی تائید شده ، هیئت نظارت استانی ، اسامی نامزدها و زمان و مکان برگزاری انتخابات را از طرقمندرج در ماده 52 وارسال پیام کوتاه به اطلاع وکلا یا کارشناسان استان خواهد رساند .

ماده 12 – مدت تبلیغات یک هقته است و در روز هشتم انتخابات برگزار میشود.نامزدها در تبلیغات انتخاباتی باید از بیان مطالب و وعده به انجام اموری که مغایر با سیاستهای قوه قضائیه و مرکز است خودداری نمایند.تبلیغ در روز اخذ رای ممنوع است . در صورت احراز تخلف ، هیئت نظارت استانی یا مرکز می تواند نام متخلف را از لیست کاندیداها حذف نماید .

تبصره : مرکز موظف است صورت اسامی و مشخصات وکلا با کارشناسانی را که بموجب قانون حق شرکت در انتخابات را دارند را قبل از برگزاری انتخابات به هیئت نظارت استانی اعلام نماید .

ماده 13 – وکلا یا کارشناسانی که دارای شرایط ذیل باشند حق انتخاب خواهند داشت :

الف – پروانه وکالت یا کارشناسی انان برای یکی از حوزه های قضائی استان مربوطه بوده و دارای اعتبار و تمدید سالیانه باشد.

ب – درحال تعلیق یا انفصال موقت نباشند .

ماده 14 – برگه رای از دو قسمت تشکیل شده  و به مهر هیئت نظارت استانی ممهور می گردد . در قسمتی که نزد هیئت نظارت استانی باقی می ماند رای دهنده مشخصات خود شامل نام ، نام خانوادگی ، نام پدر ،شماره پروانه و نام شهرستان محل اشتغال را درج نموده و ان را امضا می کند . پس از تحویل ان به متصدی مربوطه ،قسمت دوم که مخصوص درج نام نامزدها است از قسمت دیگر جدا شده و در اختیار رای دهنده قرار می گیرد .

ماده 15 – اخذ اراء بصورت مخفی انجام می شود و هیئت نظارت استانی در شروع اخذ رای صندوق خالی را به رویت شرکت کنندگان رسانیده و سپس ان را لاک و مهر می نماید و در محل مخصوص اخذ رای قرار می دهد .

ماده 16 – اگر تعداد رای دهندگان حداقل معادل یک سوم افراد واجد شرایط باشد انتخابات رسمیت خواهدداشت و الا تجدید میشود و ظرف ده روز تا دو ماه انتخابات مجدد برگزار خواهدشد . چنانچه در دوره دوم نیز تعداد رای دهندگان به حد نصاب نرسد اعضاء هیئت مدیره از بین کاندیداها توسط مرکز انتخاب خواهند شد .

ماده 17 – کلیه امور مربوط به برگزاری انتخابات اعم از ارائه تعرفه ،احراز هویت ، ثبت نام از شرکت کنندگان ، انجام رای گیری ، شمارش آراء و اعلام نتایج تحت نظارت مستقیم هیئت نظارت استانی انجام می شود

ماده 18 – رای دهندگان برای انتخاب اعضاء هیئت مدیره فقط نام اعضاء اصلی مورد نظر خود را در برگ تعرفه درج و دو نفر را نیز بعنوان بازرس انتخاب مینمایند . پس از پایان رای گیری ، نتیجه اراء قرائت و اعلان عمومی می شود و به نسبت تعداد اعضاء هیئت مدیره کسانی که اکثریت اراء را کسب کرده اند بعنوان اعضاء اصلی و دو  یا سه نفر بعد بعنوان اعضاء علی البدل محسوب می شوند .

ماده 19 -  پس از پایان رای گیری ، اراء با حضور اعضاء هیئت نظارت قرائت و ضمن درج میزان کل اراء و تعداد اراء کاندیداها ،اسامی انتخاب شدگان اعم از اعضاء اصلی و علی البدل هیئت مدیره و بازرسان در صورت مجلس قید و به امضاء اعضاء هیئت نظارت استانی می رسد . اراء قرائت شده تا پایان مهلت شکایت در حفاظت اطلاعات دادگستری استان نگهداری می شود . اسامی مکرر و اسامی مازاد بر تعداد اعضاء اصلی ،علی البدل و بازرسین قرائت نمی گردد.

تبصره : پس از پایان رای گیری و قبل از شمارش آراء، می بایستی اوراق سفیدتعرفه های باقیمانده توسط نماینده هیات نظارت استانی شمارش و صورتجلسه و تحویل نماینده حفاظت و اطلاعات گردد .

ماده 20 -   مهلت شکا یت از انتخابات تا 3 روز پس از قرائت اراء است . شکایت بصورت کتبی به متصدی مربوطه که از طرف هیئت نظازت استانی تعیین می گردد تسلیم می شود . هیئت نظارت استانی ظرف دو روز از پایان مهلت اعتراض ، شکایتها را بررسی و چنانچه آن را وارد دانست به مرکز اعلام و در غیر اینصورت صورتجلسه اخذ رای و نتایج را جهت صدوراحکام اعضا ء   هیئت مدیره به مرکز ارسال می دارد.

تبصره : تخلفات انتخاباتی در دادسرای انتظامی مرکز رسیدگی می شود .

ماده 21 – پس از وصول احکام و اباغ ان از سوی هیئت نظارت استانی ، هیئت مدیره ظرف یکهفته به ریاست مسن ترین عضو اصلی حاضر تشکیل جلسه داده و با اخذ رای مخفی ،رئیس ، نائب رئیس ، مسئول مالی و منشی را انتخاب می نمایند . رئیس هیئت مدیره از بین وکلای پایه یک انتخاب می گردد .

ماده 22 – با ابلاغ احکام به هیئت مدیره و بازرسین ،هیئت مدیره قبلی موظف است ضمن تشکیل جلسه با حضور اعضاء هیئت مدیره جدید ، گزارش عملکرد خود را کتبا اعلام و محل کار ، دفاتر ، اسناد ، اموال ، اشیاء ،دسته چک و مهرهای دفتر را با تنظیم صورتمجلس به هیئت مدیره جدید تحویل و گزارش مالی و اخرین موجودی حسابها را که توسط بازرسین تایید شده است اعلام و ترتیب انتقال ان را فراهم کند .

ماده 23 – حساب بانکی دفاتر استانی بمنظور دریافت و جمع اوری حق عضویت اعضاء و کمک های داوطلبانه وکلاء و کارشناسان و یا کمک های مرکز بنام هیئت مدیره وکلاء یا کارشناسان استان مربوطه افتتاح می شود و پرداخت هرگونه وجه از حساب مذکورباید به تائید و امضاء رئیس هیئت مدیره و یکی از اعضاء به انتخاب هیات مدیره انجام گردد.

 ماده 24 – جلسات هیات مدیره باید حداقل هر 15 روز یکبار تشکیل و خلاصه مذاکرات و نتیجه تصمیمات پس از تصویب صورتجلسه ،به امضاء کلیه حاضرین و بازرسان قانونی برسد . یک نسخه از صورت جلسات هیات مدیره می بایستی برای مرکز و رئیس هیات نظارت استانی ارسال گردد . مرکز و رئیس هیات نظارت استانی موظفند چنانچه تصمیمات هیات مدیره مغایر با سیاستهای مرکز و دستگاه قضایی باشند ظرف مدت 15 روز اعلام نطر نمایند . تبصره : درصورتیکه یکی از اعضاء اصلیهیات مدیره به مدت 2 ماه متوالی و یا 8 جلسه متناوب در طی یکسال بدون عذر موجه غیبت نماید با اعلام رئیس هیات مدیره و تائید هیات نظارت استانی یکی از اعضاء علی البدل که رای او بیشتر است با حکم مرکز به عضویت اصلی هیئت مدیره تعیین میگردد .

ماده 25 – رئیس مرکز می تواند با احراز سوء رفتار هر یک از اعضاء هیت مدیره یا بازرسین ، نسبت به عزل وی اقدام نماید.

ماده 26 -  وظایف و اختیارات هیئت مدیره به شرح ذیل است :

1-ایجاد ارتباط و همکاری و هماهنگی بین فعالیتهای وکلاء یا کارشناسان با مرکز ، مراجع قضایی و سازمان ها و ادارات سطح استان و مراکز علمی و دانشگاهی

2-تنظیم برنامه معاضدت قضایی کارشناسان یا وکلاء و انتقال گزارش و نتایج ان به مرکز

3-اخذ مدارک تمدید سالیانه از وکلاء یا کارشناسان و بررسی ان و انجام مقدمات برای تمدید براساس شرایط اعلامی و ارسال مدارک به مرکز

4- برگزاری کلاسهای علمی کاراموزان بر اساس ضوابط و برنامه اعلام شده از سوی مرکز ، همچنین برگزاری کلاسهای اموزشی ضمن خدمت برای وکلاء یا کارشناسان با دعوت از اساتید دانشگاه و قضات و صدور گواهی نامه جهت ارتقاء پایه و افزایش حدود صلاحیت

5- برگزاری سمینارهای علمی و جلسات سخنرانی در موضوعات مختلف حقوقی و رشته های مختلف کارشناسی

6- رسیدگی به مشکلات کاراموزان یا اعضاء و انتقال ان به مرکز

7- نمایندگی از سوی مرکز در تقسیم کارشناسی های ارجاع شده از سوی محاکم و ادارات و سازمانها با رعایت عدالت و برابری

8- انجام فعالیتهای رفاهی و خدماتی برای اعضاء بارعایت مقررات قانونی

9- همکاری با مرکز در برگزاری ازمون سراسری وکالت و کارشناسی در حوزه مربوطه

10- ارتباط با نهادها و ارگانهای مختلف در استان درجهت ارائه خدمات حقوقی و کارشناسی به انها

11- انتشار مجله یا کتب و جزوات حقوقی

12- رسیدگی به اختلافات وکلاء ، کارشناسان و کاراموزان و جلوگیری از هر گونه اقدام خلاف شئون شغلی

13- برگزاری جلسات مذهبی و برنامه ریزی برای حضور دسته جمعی وکلاء و کارشناسان در مراسم عبادی و اجتماعی

14- نظارت بر عملکرد اعضاء از جهت رعایت ضوابط و مقررات مربوط به وکالت یا کارشناسی و رعایت اصول اخلاقی و اعتقادی و شئون شغلی و بازرسی مستمر از دفاتر وکلاء و کارشناسان و اعلام تذکر و ارسال نتایج ان به مرکز

15- ایجاد کمیسیونها و کمیته های تخصصی و تعیین اعضاء انها از بین وکلاء یا کارشناسان باتجربه

16- اخذ در خواستهای نقل و انتقال و اعلام نظر در مورد انها وگزارش به مرکز جهت تائید نهائی

17- بررسی اولیه شکایات از وکلاء یا کارشناسان و سعی در ایجاد سازش در صورتیکه موضوع فقط جنبه شخصی داشته باشد و اعلام ان به مرکز

18- اظهارنظر در مورد تقاضاهای ارتقاء صلاحیت کارشناسان پس از بررسی و اعلام نظر کمیته های تخصصی

19- تنظیم بودجه و تخصیص اعتبار برای امور اموزشی و اجرائی و هزینه های مربوط به دفتر و کارکنان

20- انجام کلیه امور اداری وکلاء و کارشناسان با هماهنگی مرکز            

ماده 27 – وظائف و اختیارات رئیس هیئت مدیره به شرح ذیل است :                               

1-تشکیل و اداره جلسات هیئت مدیره و تعیین دستور کار جلسات

2 - حفظ حقوق و اموال دفتر هیئت مدیره

3- نظارت بر حسن جریان امور اجرایی و اداری دفتر و اتخاذ تصمیمات لازم جهت ارتقاء سطح خدمت رسانی دفتر

4- ابلاغ مصوبات هیات مدیره به وکلاء و کارشناسان استان و اجرای تصمیمات هیئت مدیره و مرکز

5- نمایندگی هیئت مدیره درمراجع قانونی و سازمانها و ادارات

6- پیشنهاد بودجه و نحوه تخصیص اعتبار به هیئت مدیره جهت تصویب

7- انجام امور مالی واداری وعزل و نصب کارکنان دفاتر و تائید لیست حقوق کارکنان دفتر و دستور خرید ملزومات و امضاء اسناد تعهداوربا هماهنگی با مسئول مالی

8- انجام تمهیدات لازم برای برگزاری انتخابات و همکاری با هیئت نظارت

9- اعلام گزارش عملکرد هیئت مدیره هر سه ماه یکبار به مرکز و هیئت نظارت استانی

ایجاد دبیرخانه و بایگانی منسجم و تشکیل پرونده برای هریک از اعضاء و نظارت بر ثبت و ضبط کلیه مدارک و سوابق در پرونده اعضاء

تبصره 1- در غیاب رئیس هیئت مدیره ، نائب رئیس وظائف اورا بعهده خواهد داشت .

تبصره 2 – مسئول مالی وظیفه ثبت و نگهداری صورت وضعیتهای مالی دفتر و انجام معاملات و موجودی دفتر را بعهده خواهد داشت و دفاتر مالی در اختیار وی خواهد بود

تبصره 3 – کلیه مکاتبات اداری دفاتر می بایستی در دبیرخانه ثبت گردد همچنین در پرونده هریک از اعضاء می بایستی تصویب مصدقی از پروانه و دفترچه وکالت یا کارشناسی ، تمام صفحات شناسنامه و کارت ملی و اخرین نشانه دفتر و شماره تلفن و کلیه سوابق مربوط به مکاتبات انجام شدعه در خصوص وی و سوابق تمدید سالانه و معاضدت قضایی و تصویری از شکایات یا گزارشهای واصله از افراد ثبت و ضبط گردد

تبصره 4 – منشی هیئت مدیره وظیفه دعوت از اعضاء برای جلسات ، تنظیم صورتجلسات و ثبت در دفاتر و سایر امور دفتری و اداری رابا هماهنگی رئیس هیئت مدیره بعهده خواهدداشت

ماده 28 -  هیئت مدیره استانی موظف است تعدادی از وکلاء یا کارشناسانی را که دارای حداقل 5 سال سابقه وکالت و کارشناسی باشند برای بررسی اولیه شکایات انتخاب نماید . این افراد در صورتیکه شکایات را صرفا دارای جنبه شخصی تشخیص دهند با دعوت از وکیل یا کارشناس سعی در ایجاد صلح و سازش مینمایند، در غیر این صورت مذاکرات و اظهارات طرفین را مکتوب نموده ، مراتب را به رئیس هئیت مدیره اعلام تا جهت رسیدگی به تخلف به دادسرای انتظامی مرکز ارسال شود . هئیت مدیره موظف است در صورت اطلاع از تخلفات مهم و جرائم وکلاء یا کارشناسان مراتب رابه مرکز و دادسرای انتظامی اعلام کند .

تبصره : درصورت تشکیل دادسرا و داد گاه بدوی انتظامی درذ هر استان ، شکایات و گزارشها می بایستی در دادسرای انتظامی رسیدگی گردد و اجرای مفاد ماده مذکور منتفی است .

ماده 29 – فعالیت اعضای هیئت مدیره و بازرسان دفاتر استانی تبرعی است .

ماده 30 – مبلغ حق عضویت سالیانه هریک از وکلاء یا کارشناسان که باید به دفتر استانی پرداخت گردد از سوی مرکز تعیین و اعلام می شود و مسئولیت هرگونه حیف و میل و خسارت و هزینه های غیر متعارف بعهده هیئت مدیره خواهد بود .

ماده 31 –وظائف بازرسین بشرح ذیل است :

1-بررسی وضعیت اداری و مالی دفاتر و گزارش مستمر ان به هیئت نظارت استانی و مرکز

2- شرکت در جلسات هیئت مدیره بدون داشتن حق رای ، بررسی عملکرد هیئت مدیره و ارائه انتقاد و پیشنهاد جهت حسن جریان امور و گزارش به هیات نظارت استانی

3- بازرسان موظفند صورتهای مالی دفاتر استانها را حداقل 2 هفته قبل از ارائه هیئت نظارت استانی مورد بررسی قرار داده و نارسایی را بصورت شفاف و مکتوب به هیئت نظارت استانی گزارش نمایند

4- بازرسان موظفند در صورت مشاهده  هر گونه تخلف  سریعا موضوع را به رئیس هیات نظارت استانی و مرکز گزارش داده و تقاضای تشکیل جلسه فوق العاده هیات نظارت استانی جهت تصمیم گیری در خصوص موضوع تخلف نمایند

تبصره : وکلاء و کارشناسان حوزه های قضائی مربوطه می توانند سئوالات و انتقادات خود را نسبت به عملکرد هیات مدیره به بازرسین یا رئیس هیئت نظارت استانی اعلام نمایند .

ماده 32 – مسئولیت هرگونه حیف و میل و خسارت و هزینه های غیر متعارف بعهده هیئت مدیره خواهد بود.

ماده 33 – هیئت مدیره ها می توانند نسبت به نظارت بر نحوه عملکرد کارشناسان و وکلاء ازطریق بازرسی از دفاتر اقدام و تذکرات لازم را به همکاران خود اعلام و نتایج ان را به دفتر مرکزی منعکس نمایند ولی مجاز به اعمال توبیخ یا اتخاذ تدابیر تنبیهی نخواهند بود و تنها باید تخلفات رابه مرکز و دادسرای انتظامی اعلام نمایند .

این دستورالعمل در 33 ماده و 11 تبصره در مورخ 1/2/89 به تصویب هیات نظارت مرکز امور مشاوران حقوقی ، وکلاء و کارشناسان قوه قضاییه رسید.